Der Newsletter-Blog
Ausgabe 47/2015
E-Post spart bares Geld
17.11.2015
Als Diplom-Wirtschaftsinformatiker geht Bürgermeister Thomas Fehling mit „digitalen Themen“ besonders virtuos um. So hat der Rathaus-Chef stets ein Auge auf verwaltungsinterne Abläufe und sieht in vielen Dingen nicht nur Verbesserungs- sondern auch Einsparpotenziale.
Ein Stichwort dabei ist „Civento“, das elektronische Fallmanagementsystem für verwaltungsinterne sowie externe Arbeitsabläufe. Auch mit „ZUGFeRD“, einem einheitlichen elektronischen Rechnungsformat, hat sich die Stadt Bad Hersfeld an die Spitze einer Entwicklung hin zu einer digitalen Verwaltung gesetzt. Wie groß die Einsparpotenziale eines sinnvollen Einsatzes von Technik sind, zeigt derzeit das Energiemonitoring, das der Stadt und damit allen Bürgern bereits jetzt erhebliche Kosteneinsparungen ermöglicht – und das ohne Komforteinbußen.
Ein weiterer Baustein auf diesem Weg soll die Einführung des E-Post Versands sein. Diese Dienstleistung, die von der Deutschen Post AG angeboten wird, bietet weiteres Sparpotenzial für die Stadtverwaltung.
Zuständig für die Einführung der E-Post im Bad Hersfelder Rathaus: Jerome Sauer.
Jerome Sauer, der im Rathaus für die Einführung des E-Post Versandservices verantwortlich ist, erklärt das Ganze. „Wir senden Ausgangspost an Adressaten, die bereits ein E-Post-Konto haben über diesen Dienst. Damit vermeiden wir den Ausdruck von Dokumenten. Unsere Anschreiben können direkt aus den verschiedenen Textverarbeitungsprogrammen und Fachanwendungen, ähnlich wie eine Mail, versendet werden. E-Post sichert den verschlüsselten Versand direkt an den Empfänger zu, so dass uns als Stadt weder Druck- noch Portokosten entstehen.
Selbst Ausgangspost an Adressaten, die noch nicht über ein E-Post-Konto verfügen, kann darüber versendet werden. „Hier wird es genauso gehandhabt. Nur drucken wir den Brief nicht aus, sondern geben die ganz normale Postadresse des Empfängers an. Der Brief wird in einem Druckzentrum der Deutschen Post AG unter Wahrung der entsprechenden Datenschutzbestimmungen ausgedruckt, kuvertiert und frankiert. Damit sparen wir bei einem einseitigen Schreiben pro Brief rund 11 Cent Portokosten sowie Kuvert und Druckkosten ein.
“Derzeit existiert noch keine kostenmäßige Aufstellung über das Einsparpotenzial dieser Maßnahme. „Das Projekt läuft gerade erst an. Einige Schnittstellen müssen noch eingerichtet werden. Zudem müssen Dokumente angepasst werden, da bei dem Ausdruck durch die Post Platz für deren Barcodes geschaffen werden muss. Insgesamt sehen wir darin zukünftig jedoch ein erhebliches Einsparpotenzial und auch einen Beitrag zum aktiven Umweltschutz“, sagt Jerome Sauer. Wer also demnächst Post von der Stadt Bad Hersfeld bekommt, sollte einmal genau auf den Brief achten. Wenn Barcodes aufgedruckt sind, wurde das Schreiben mit großer Wahrscheinlichkeit mit der modernen E-Post versendet.