Der Newsletter-Blog
Ausgabe 40/2015
Auf dem Weg zur digitalen Stadtverwaltung
29.09.2015
Was waren das für Zeiten! Vor nicht allzu langer Zeit war in deutschen Verwaltungen eine der wichtigsten - und am meisten unterschätzten - Figuren der Bürobote, der zentnerweise Akten und Laufmappen hin und her schleppte.
Von Abteilung zu Abteilung, von einem Amt zum anderen. Damit jeder, der zuständigkeitshalber mit einem Fall zu tun hatte, der Reihe nach daran arbeiten konnte. Diese streng hierarchische, analoge Organisation existiert auch heute noch, sowohl in Verwaltungen, als auch in der freien Wirtschaft.
Es gibt jedoch jede Menge Vorgänge, bei denen sich die einzelnen Arbeitsschritte auch ohne diesen Aufwand erledigen lassen. Wie groß wären Arbeitserleichterung und Zeitersparnis, wenn man die „Laufmappe“ mit allen benötigten Unterlagen allen beteiligten Stellen elektronisch zur Bearbeitung verfügbar machen könnte?
Genau mit diesem Thema befasst sich Jerome Sauer, Verwaltungsbeamter im Bad Hersfelder Rathaus. Er ist der Projektleiter für „Civento“ und damit eine der Schlüsselfiguren der Stadtverwaltung in Sachen „eGovernment“.
Civento ist eine Software-Plattform, die Verwaltungsvorgänge auf dem Computer abbildet. Vereinfacht dargestellt kann Civento einen Vorgang in die verschiedenen einzelnen Bestandteile zerlegen, sodass jede beteiligte Stelle zeitgleich oder nachdem die zuvor nötigen Vorgänge abgeschlossen sind, auf das Projekt zugreifen kann. „Damit werden Vorgänge deutlich beschleunigt. Schon jetzt arbeiten wir im Bereich Bürgerservice und im Standesamt mit Civento“, erklärt der Projektleiter.
Die so genannte eGovernment-Plattform beinhaltet nicht nur die unterschiedlichsten Verwaltungsvorgänge und stellt sie als Software-Anwendung dar, sondern integriert auch einen Teil der städtischen Homepage. So können Bürger bereits jetzt Anregungen via Internet über das Bürgerservice-Portal an die Stadt geben, die dann in Civento übernommen und an die zuständigen Stellen zur Bearbeitung weitergeleitet werden.
Auch das Standesamt profitiert bereits von dem elektronischen Verfahren. Hier kann man Urkunden über die städtische Homepage anfordern – ganz bequem von zu Hause aus, ohne persönlich vorsprechen zu müssen. Diese Art der Datenübertragung nutzt zum Beispiel auch das Klinikum Bad Hersfeld, das standesamtliche Vorgänge nun über das Internet direkt in Civento einspeisen kann. Daraus entstehen vor allem über das Wochenende große Zeitvorteile für die amtliche Bearbeitung.
Jerome Sauer ist der Projektleiter für die Civento-Einführung. Der Verwaltungsbeamte muss in dem Prozess viele Details abstimmen. Zudem ist er für den Sitzungsdienst, innerbehördliche Beschaffung und das Wahlamt verantwortlich.
Neben dem Zeitgewinn für die Bürger ergeben sich aus dem System, das mit den modernsten Standards gegen unbefugte Zugriffe gesichert ist, weitere Vorteile. „Wir sparen jede Menge Material“, erklärt Jerome Sauer. Civento-Vorgänge werden am Computer papierlos bearbeitet, nichts muss mehr ausgedruckt und archiviert werden.
Erst im Mai dieses Jahres wurde das Projekt in Bad Hersfeld auf Anregung von Bürgermeister Thomas Fehling, der selbst gelernter Wirtschaftsinformatiker ist, gestartet. „Bis jetzt habe ich nur außerordentlich positive Rückmeldungen erhalten, obwohl das System natürlich einen enormen Eingriff in bisherige Arbeitsabläufe darstellt“, sagt Jerome Sauer. „Wir haben die Abteilungen, die bereits mit Civento arbeiten, von Anfang an eingebunden. Das ist wichtig, weil wir auf die Fachkompetenz derjenigen angewiesen sind, die sich tagtäglich mit den verschiedenen Vorgängen befassen“, erklärt der Projektmanager.
So fließen die Erfahrungen, die Bad Hersfeld gemacht werden, unmittelbar, in die weitere Programmierung von Civento mit ein. Im Gegenzug profitiert die Stadt von den Erfahrungen anderer Kommunen, die ebenfalls mit Civento arbeiten und deren Anregungen bereits in die Programmierung eingeflossen sind. Der große Vorteil des ganzen Systems ist, dass es von Spezialisten programmiert wurde, die über große Erfahrung in Verwaltungsabläufen verfügen und die Vorgänge exakt EDV-mäßig abbilden können. Denn bei „ekom21“, dem Anbieter des Systems, handelt es sich um das ehemalige Kommunale Gebietsrechenzentrum, dem IT-Dienstleister für Kommunen, der als Körperschaft des öffentlichen Rechts nicht dieselben gewinnorientierten Ziele verfolgt wie ein Betrieb der freien Wirtschaft.
Die Kreisstadt ist eine der ersten Kommunen, die das System so umfassend nutzt. „Man kann aus jetziger Sicht nicht sämtliche Vorgänge der gesamten Stadtverwaltung in ein solches System einbinden“, sagt Jerome Sauer, „denn in einigen Punkten gibt es rechtliche Schranken. Wir werden aber ständig weitere Bereiche integrieren und dadurch sowohl unsere Leistungsfähigkeit als auch die Bürgerfreundlichkeit steigern.“
Die Bürger allerdings bekommen von Civento gar nichts mit. Wer zum Beispiel eine Eingabe auf der städtischen Homepage über die Rubrik „Bürgerservice“ macht, stößt das System quasi automatisch an. Seine Angelegenheit wird dank des Systems schnellstmöglich bearbeitet – Nutznießer ist dann der Bürger, der sich über kurze Bearbeitungszeiten und den hohen Komfort freuen kann.
Einen Überblick über die Civento-basierten Vorgänge, die bereits jetzt über die städtische Homepage angestoßen werden, finden Sie hier: https://www.bad-hersfeld.de/buergerbuero/services.html